Un dicho muy conocido es el que alega que todos podemos cometer errores. Pero también resalta que corregirlos es lo que nos hace mejores personas. Y eso es aplicable a cualquier situación en la vida, incluso en la contabilidad de una empresa. Es por eso que, existe el medio para corregir errores en facturas: la factura rectificativa.
En este artículo vamos a comentarte cuáles son las facturas rectificativas y como se usan. Conocer la forma de hacerlo es fundamental para que tengan valor legal.
¿Cómo Hacer una Factura Rectificativa Para Recuperar el IVA?
Al momento de realizar una factura, es necesario que coloques todos los detalles exigidos por la ley, la cual está representada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria, AOEA. Esta entidad legal exige que en el monto a pagar de la factura, también se incluya el IVA correspondiente. Esto incluye aquellas facturas que aún no han sido cobradas por la empresa.
Esta es una de las situaciones que pudieran dar pie a una factura rectificativa, porque si el deudor no paga el monto en el plazo correspondiente, entonces habrás pagado a Hacienda un impuesto que no debías cancelar. Otra razón para hacer una factura rectificativa, es que el monto pagado en impuestos sea mayor que el exigido. Lo cual podría pasar por un error al registrarla.
Sea cual sea la razón, es necesario que elabores una factura rectificativa. Esta factura debe decir expresamente que se solicita la devolución del IVA cobrado en exceso. Una vez realizada, se hace llegar anta la AOEA. Los datos que debes incluir en la factura son los siguientes.
- Datos de la factura. El número de esta, la fecha y el lugar.
- Datos de la operación. Debes incluir la información de los involucrados, así como el motivo por el cual realiza esta factura. Especificando si se trató de un error o de una cuenta incobrable.
- Corrección. En este caso particular debes colocar el monto que esperas te sea devuelto.
Es necesario que esta factura cumpla con todos los requisitos, como cualquier otra. Por ejemplo, debe estar sellada y firmada por quien corresponda.
¿Cómo Hacer una Factura Rectificativa a Mano?
Las facturas, sea cual sea su objetivo, debes seguir ciertos parámetros. Y eso no depende de si su elaboración se hace a mano o de manera digital. Esto quiere decir que, si deseas efectuar una factura a mano, has de incluir algunos detalles. Cada uno de estos debe estar escrito de forma clara y legible.
- Tipo de factura. Debes indicar que se trata de una factura rectificativa.
- Información básica. Los datos comunes en una factura, como la fecha, el lugar y, sobre todo, la numeración de esta. Hay un correlativo de facturas rectificativas.
- Información de los involucrados. Además de la información de tu propia empresa, también has de incluir la información del receptor.
- Impuestos. Ha de especificarse el monto correspondiente de IVA. Cuando el error haya sido en el IVA, debe tomarse en consideración si la empresa debe pagar más o menos.
¿Cómo Hacer una Factura Rectificativa Online?
Así como es sencillo realizar una factura Online, así de fácil resulta efectuar una factura rectificativa mediante este medio. Esta modalidad te permite realizar facturas de manera rápida y segura. Ahora bien, antes de elaborar esta factura, debes asegurarte de que el destinatario está de acuerdo en usar ese medio.
Para poder realizar una factura Online, se requiere el uso de un programa. Es importante que este use la información y parámetros aprobados por la ley. Si cumple los requisitos básicos entonces será válida. Debes incluir los siguientes detalles.
- Datos principales de la factura. Has de incluir los detalles comunes, como fecha, lugar y nombre de la empresa. Además, debes especificar que se trata de una rectificativa.
- Datos de la contraparte. Se debe indicar cuál es la otra parte involucrada. Sea que se trate de otra empresa, un particular o Hacienda.
- Datos adicionales. Los montos a pagar, o cobrar, así como cualquier otra información que consideres necesaria.
Son muchos los programas disponibles para efectuar las facturas día a día. Cuando se trata de facturas rectificativas, debes asegurarte de que estas siguen el correlativo correspondiente. Por lo general, se coloca la letra R antes del número.
¿Cómo Hacer una Factura Rectificativa Sin Programas?
Cada empresa tiene la libertad de elegir la manera de efectuar su facturación, siempre que se respeten los requerimientos exigidos por la ley. Sea que se trate de métodos electrónicos o físicos. Aunque en épocas recientes se ha optado por el uso de programas para hacer facturas, las que se realizan sin el uso de estos, también son aceptables, incluso ante Hacienda.
Cuando se trata de facturas rectificativas, es importante que contengan los siguientes detalles.
- Datos de la Factura. Los ya conocidos como lugar, fecha, nombre de la empresa emisora y, en este caso, la especificación de que es una factura rectificadora.
- Datos del receptor. Los datos principales de la empresa o particular que recibe la factura.
- Corrección. Sea que la factura se realice para corregir los montos o no, es necesario que las cantidades siempre sean exactas.
¿Cómo Hacer una Factura Rectificativa en Office?
Existe la posibilidad de hacer facturas, validas legalmente, mediante cualquier medio de Office, como Word o Excel. El uso de estos métodos tiene una gran ventaja. Para agilizar el trabajo, se pueden tener plantillas de los diferentes tipos de facturas aprobadas por la AOEA. Además de los datos que se consideren necesarios, cada una de las facturas debe tener la siguiente información.
- Datos de la factura. Debe ponerse por escrito que es una rectificativa con su número correlativo, además de los datos normales, como la fecha y lugar.
- Información empresarial. Los datos de la empresa propia, así como los de la otra empresa.
- Cantidades. Es necesario que se coloquen los montos correctos. Como se trata de una factura que busca corregir un error, hay que cuidar el no cometerlos esta vez.
¿Cuándo Puedo Emitir una Factura Rectificativa?
Existe un lapso específico en el cual puedes realizar una factura rectificativa. Su presentación exige mucha honestidad por parte de responsable. Esto te lo decimos porque la elaboración de una factura rectificativa tiene fecha de caducidad. Si se ha cometido un error en una factura, una vez pasados 4 años ya no hace falta corregirla.
La creación de una factura rectificativa se debe hacer apenas se sepa del error cometido en la facturación. Además, es importante tomar notas de diferentes detalles antes de elaborarla. Entre estos, la fecha de la factura ordinaria, el número de esta y, sobre todo, el error que se desea corregir.
El uso de las facturas rectificativas es muy importante. Sobre todo porque permite corregir de una manera sencilla los errores cometidos en facturación.