En los bancos no puede haber cabida al error, toda la información sobre ingresos, egresos y transferencias debe quedar debidamente registrada y estar especificado con lujo de detalles quien es el emisor, receptor, vía en la cual se realizó el ingreso o egreso de dinero y la fecha y hora en que ocurrió esta actividad.
Por ello existen los libros principales y auxiliares, si quieres saber más sobre qué es el libro auxiliar en el banco y para qué se usa te recomendamos que leas toda la información que tenemos para ti.
¿Que es el libro auxiliar de bancos?
Si bien el libro principal de un banco es aquel en donde se guardan todas las transacciones que se realizan en temas financieros dentro de la institución, el libro auxiliar bancario es aquel en donde esta información se encuentra respaldada y además ordenada según la fecha y hora en que las transacciones fueron realizadas.
En el libro auxiliar se suelen guardar datos como ingresos, egresos, saldos actualizados de las cuentas y fecha y hora de las transferencias que se realizaron y ocasionaron un cambio en estos registros.
Los libros auxiliares normalmente son guardados tanto de manera digital como física. Cuando un libro auxiliar adquiere un tamaño considerable este se cierra y se guarda de manera aislada en formato físico, ya sea en discos duros o impresos y archivados por fecha.
Es obligatorio que un banco tenga registro de todas sus actividades comerciales con el fin de garantizar la transparencia de las mismas.
¿Cómo se usa el libro auxiliar de banco?
El libro auxiliar del banco se va rellenando a diario con toda la información sobre las transacciones que realizan los usuarios y la entidad bancaria, en él existen varios campos como los de los ingresos y egresos, fechas de operaciones, código de cada operación e identificadores de cada cliente o empresa a la cual el banco le pagó por algún concepto.
Esto se realiza hoy en día de manera automatizada para luego imprimirse y respaldarse también en formato físico. En el caso de que ocurra algún tipo de inconveniente que genere una incongruencia en los datos bancarios de la empresa, esta podrá revisar el libro auxiliar para determinar el momento en el que ocurrió el error, pudiendo así además averiguar qué lo ocasionó.
¿En qué se diferencia el libro auxiliar de banco al mayor de una empresa?
Los conceptos pueden ser algo parecidos, pero el libro mayor de una empresa y el libro auxiliar tienen un uso diferente. Digamos que el libro mayor en cualquier empresa es aquel que recoge los datos en bruto de las transacciones, obviando los detalles y mostrando solo los datos de mayor relevancia para un rápido análisis contable.
En cambio los libros auxiliares toman los datos de los libros mayores y obtienen los detalles de esta data en bruto, pudiendo así observar detalles de manera ordenada que en el libro mayor serían difíciles de encontrar.
Recomendaciones para el correcto uso del libro auxiliar de bancos
Los libros auxiliares varían mucho según los servicios y productos que ofrece cada institución financiera. Normalmente se llena un formato estándar el cual abarca todos los aspectos contables de la institución. Por supuesto, existen varios tipos de libros auxiliares, los cuales abarcan muchas veces varios productos financieros o procesos logísticos del banco que generan ingresos y egresos.
Todas las actas deben estar debidamente identificadas e incluir la fecha y número de transacción para cada movimiento, además, es necesario realizar un respaldo en físico de estas para evitar que tras un ataque cibernético se pierda información importante almacenada en medios digitales.