Se conoce como efectivo en caja a la cuenta de un activo donde se van a registrar las entradas y salidas de dinero de una empresa en forma de depósitos o retiradas de la cuenta bancaria del negocio. Aquí aprenderás lo más importante sobre el efectivo en caja.
Diferencias entre Efectivo en Caja y en Banco
El efectivo en caja y el efectivo en banco son dos cuentas del activo, donde se contabiliza la tesorería de la empresa.
Ambas cumplen la misma función, con la diferencia que el efectivo en “caja” registra el dinero que está físicamente en la empresa, en su caja fuerte.
En cambio, el efectivo en banco contabiliza el dinero que la empresa tiene ingresado en los bancos.
Las dos cuentas siempre van en el activo, y su saldo será positivo o cero, pero nunca negativo.
¿Qué es efectivo en Caja PUC?
El plan único de cuentas (PUC) registra la existencia de efectivo o cheques con los que cuenta el ente económico y que está disponible de manera inmediata, tanto en moneda nacional como extranjera.
Estos recursos de liquidez pueden ser utilizados para fines generales o específicos: la caja y los depósitos en bancos u otras entidades financieras.
El objetivo de este plan es ordenar de manera sistemática todas las cuentas que pertenecen al sistema contable.
Es decir, se busca que exista una equivalencia en el registro de las operaciones económicas realizadas por la empresa, de esta manera habrá transparencia en la información de los registros.
¿Qué es Efectivo en Caja Chica y en Caja general?
La caja chica es un fondo constituido por una suma pequeña de dinero en efectivo.
Está destinada a cubrir pagos diarios o pequeños y no previstos en el presupuesto de una empresa, comercio u otra organización. Su objetivo es resolver situaciones que requieren un pago urgente, y en donde no se pueda pagar con cheque o crédito.
Por lo general, un empleado es el encargado de administrar esta caja.
Eventualmente, deberá pasar un informe de la contabilidad de los movimientos realizados.
La cantidad de dinero que contendrá la caja chica estará determinada por la empresa.
Algunas de las situaciones donde se usará este dinero pueden ser: compras de materiales para la oficina, movilidad, viajes, comida o reparaciones.
La caja general es un soporte contable donde se registran todas las entradas de dinero de la empresa en cheque o efectivo.
Esta cuenta registra todo el efectivo que entra y sale de la empresa durante un lapso determinado de tiempo con el objetivo de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido.
Las actividades económicas de cualquier empresa implican una entrada y/o salida de efectivo, por lo que la caja general ayuda a una empresa a determinar cuánto dinero tiene el negocio en un momento dado.
Con esta información, la empresa puede demostrar que su estado de flujo de efectivo es positivo.
Estos registros quedan guardados primero en la caja general, y luego se contabilizan en las cuentas de libro mayor correspondiente. La numeración del recibo de la caja lo hace el control interno de la empresa.
¿Es mejor Guardar el Efectivo en Caja de Seguridad o en el Banco?
Ambas formas de guardar el efectivo son seguras, pero cada una tiene una serie de ventajas que sobresalen y se diferencian entre sí.
La caja de seguridad es uno de los medios más usados en la actualidad por empresas para resguardar los bienes económicos.
Para mantener un mayor control de los activos, las empresas han ido incorporando las cajas fuertes, no sólo como parte del sistema de seguridad, sino como un medio que les permita mantener a su alcance el efectivo inmediato.
Con la caja de seguridad, la empresa puede administrar directamente sus ingresos, al igual que disponer de ellos en cualquier momento que sea necesario.
Si bien algunos bancos poseen cajas de seguridad que se ponen a disposición de las empresas, no cumplen las mismas funciones.
Para acceder a los activos guardados en estas cajas de seguridad, se necesita hacer trámites, como llenar un permiso para hacer el retiro, y solo puedes gestionarlo dentro del horario de atención del banco.
Además, el banco cobra un alquiler por usar estas cajas fuertes.
Con el uso de estas cajas fuertes, la empresa puede manejar su dinero de forma rápida sin importar el monto, sobre todo si el negocio requiere de movimientos constantes de efectivo.
Ya sea para pagar la nómina, a los proveedores o los servicios, contar con una caja fuerte beneficia el flujo de efectivo de forma rápida y eficaz.
Guardar el efectivo en el banco también es muy seguro.
Para guardar los activos en el banco, se hacen contratos donde la empresa y el banco llegan a un acuerdo de cómo será el manejo de las denominadas cajas de ahorro y se estipulan fechas en las cuales la empresa podrá retirar el dinero de las cuentas.
En caso de que la empresa necesite hacer un pago de improviso, algunos bancos cobran una comisión para aprobar estas solicitudes.
La mayoría de las aperturas de estas cuentas incluyen pagos y requieren depósitos mínimos para mantenerlas abiertas, comisiones por uso y otros requisitos.
Muchos bancos han ideado nuevas estrategias de seguridad y manejo de intereses.
Pretenden que las empresas sigan usando las instalaciones, así el banco puede seguir dando su servicio de seguridad para cuidar los activos (vitales para mantener a flote un negocio).
¿Cómo recibir efectivo en Caja?
Gestionar trámites monetarios puede resultar un poco complicado, por eso es importante llevar un control de las entradas y salidas del efectivo perteneciente a la caja.
Para hacer este trabajo de forma eficaz, se hacen sistemas de contabilidad que llevarán el control y registro del dinero.
Para que sea más fácil recibir efectivo en caja, se pueden realizar facturas donde quede establecida la cantidad que se recibe como pago o la que se da para cancelar alguna deuda. Con este método, quedará un registro tanto para la empresa como para el cliente. Estas transacciones también pueden registrarse en digital para mayor seguridad.
Si quieres manejar correctamente el flujo del efectivo, puedes dar estos pasos que ayudarán a mantener un mejor manejo de la contabilidad:
Identifica los plazos en que entra y sale el efectivo del negocio.
Determina si, en la medida que crece tu negocio, entrará más efectivo o si requerirás más dinero.
Establece políticas y procedimientos de pago.
Registra toda entrada de efectivo.
Selecciona una persona o un grupo que se responsabilice del manejo de la caja.
Con todos estos procedimientos, podrás gestionar tus retiros y manejar el efectivo adecuadamente.Además de aprender las funciones que tiene cada caja, podrás usar la cuenta que mejor se adapte a tu negocio.