Cuando alguien tiene una deuda, existen múltiples formas en las que se le puede cobrar. Sin embargo, abordar este tipo de situaciones a veces se hace una tarea pesada y difícil.
Una manera de realizar recordatorios de cobro es a través de la elaboración de una carta formal, que se hace llegar al deudor con la finalidad de que el mismo pague la deuda a la brevedad.
Si te interesa saber más al respecto, en el presente artículo se explica a detalle qué es una carta de cobranza y cómo puedes redactar una carta para reclamar deudas pendientes.
¿Qué es una carta de cobranza?
Una carta de cobranza es un documento en el que se redacta de forma sencilla, pero a su vez formal y cordial el recordatorio de una deuda pendiente o que está por vencer. Dicha carta es elaborada por el acreedor para hacerla llegar al deudor.
Es importante estar muy al pendiente de cada detalle escrito en la carta, de usar un lenguaje amable pero preciso y de especificar la fecha de la deuda, el monto exacto y el plazo que se le dará para cancelar.
Al mismo tiempo se podría demostrar el interés en escuchar a la otra parte para conseguir una solución rápida para saldar la deuda, como por ejemplo, llegar a acordar nuevas formas de pago.
¿Por qué recurrir a la carta para reclamar deudas?
Generalmente cuando se vence el plazo de un cliente para cancelar una deuda, el acreedor envía correos electrónicos como recordatorios, mensajes de texto, o hace llamadas telefónicas. Algunas veces no se obtiene respuesta por ninguna de estas vías.
Y luego, queda apersonarse para conversar con el cliente, pero aun así no se genera ningún resultado favorable. Cuando ya se agotaron todas las opciones mencionadas, queda una carta bajo la manga… ¡Sí! La carta de cobranza.
Además de ser un recurso sencillo de elaborar y hacer llegar a la persona requerida, cumple una función importante, ya que al ser un documento formal, la misma puede ser usada como prueba ante un procedimiento legal.
¿Cómo redactar un correo para solicitar un pago?
Otra de las formas más utilizadas para hacer recordatorios de pagos es a través del envío de un correo electrónico. El mismo debe redactarse colocando en primer lugar el “Asunto”, luego a quien va dirigido con un saludo sencillo y después de manera amable explicar el porqué del correo.
Es bueno detallar el monto adeudado, si es posible adjuntar la factura pendiente y proponer varios métodos de pago. Haciendo un llamado a comunicarse a la brevedad para llegar a acuerdos.
Finalmente, se realiza una despedida breve agradeciendo su respuesta y colocando el nombre del acreedor quién fue el que escribió el correo. Esta es la forma más sencilla y práctica de elaborar una notificación o recordatorio de pago a través de dicho medio.
¿Cómo redactar un modelo de carta para reclamar deudas a clientes?
Al momento de redactar una carta para hacer el reclamo de deudas a algún cliente, es importante considerar que cada palabra que se vaya a escribir tiene peso por sí misma, sobre todo, si luego se procede legalmente contra el deudor por no cumplir con sus obligaciones de pago.
También es fundamental, seguir una estructura básica pero con elementos específicos, como por ejemplo:
Colocar un membrete, sea personal o de la empresa. En este se debe colocar los datos del acreedor.
Seguidamente se indica el lugar, es decir, la ciudad y la fecha completa.
Después se escriben los datos del deudor, nombre completo y dirección.
Se comienza a desarrollar el escrito, expresando de manera clara y concisa el pago requerido con el monto específico.
Finalmente, el acreedor debe colocar sus datos personales y estampar su firma.
Además de la estructura, a continuación se sugieren algunos aspectos que se deben tomar en cuenta para la elaboración de una carta de cobranza:
Considera elaborar la carta con una presentación formal y sencilla. En una hoja tamaño carta, con un tipo y tamaño adecuado de letra. Que una vez impresa se vea bien en general.
Incluye todos los datos importantes sobre la deuda, como fechas de vencimiento y monto adeudado, así como también los datos personales, tanto del deudor como del acreedor.
Se preciso y cuida cada palabra a escribir, no es necesario escribir demasiado texto o ser muy repetitivo, basta con ser cortés e ir al grano.
Es importante mantener la formalidad y legalidad a lo largo de todo el escrito, recuerda que dicho documento puede servir para un proceso legal.
Al momento de imprimir, obtén dos juegos, el que vas a hacer llegar al cliente y el que te va a servir de copia para que el mismo firme como recibido.