En la era de la tecnología en la cual nos encontramos, donde todo se maneja a través de computadoras y programas avanzados, es poco probable que se requiera la realización de una factura a mano. Pero no es imposible. Las circunstancias se podrían presentar y es mejor que estés preparado para cuando eso ocurra, claro, si es que llega a pasar.
En este artículo vamos a ayudarte a conocer cómo hacer una factura a mano, respetando las leyes del país. Además, veremos cómo efectuar el registro en la contabilidad así con la declaración respectiva.
¿Qué Requisitos Existen Para Hacer una Factura a Mano?
A diferencia de las facturas electrónicas o digitales, la realización de una factura a mano exige el uso de más implementos. Necesitarás tener una hoja en buenas condiciones, un lapicero y, lo más importante, el conocimiento detallado de cada uno de los elementos que conforman una factura. Esto será vital para que el resultado final se amolde a las leyes del país. Solo así será válida.
La buena noticia para ti es que cada una de las facturas, tanto el modelo como los detalles de sus datos principales, se pueden encontrar buscando un poco en internet. Así que no debes preocuparte, al menos no demasiado, si no te sabes los datos requeridos en una factura legal. Para ayudarte, vamos a repasar a fondo cada uno de estos.
Número
La numeración en una factura es tan importante como la identificación de una persona. Si una factura no tiene número, inmediatamente deja de tener validez legal. ¿Cuál número debes colocarle? Como se trata de un instrumento que forma parte de la contabilidad de la empresa, el número a anotar debe ser el inmediato superior a la última factura elaborada.
Es un detalle a considerar. Si el número no corresponde al correlativo, ya sea porque se repita o porque deje un vacío entre la factura anterior, el contenido de la factura que se está realizando quedaría sin efecto.
Fecha de Emisión
La fecha de una factura hace más que simplemente indicar el día de su elaboración, aunque eso también es importante. La fecha permite determinar el plazo, de ambas partes, para cumplir con sus obligaciones ante las leyes que regulan los impuestos.
Dada la importancia de este dato, se debe escribir con exactitud. La alteración de la fecha en una factura es motivo de anulación de la misma. Para evitar esto, se pide que siempre se coloque la fecha completa. Los datos deben tener año, mes y día. Sobre todo en lo relacionado con el año, se debe anotar de tal manera que no se pueda modificar posteriormente.
Datos del Emisor
La información de quien emite la factura, en este caso la empresa que la efectúa a mano, también reviste mucha importancia. Únicamente se pueden incluir en los registros contables, todas aquellas que cuenten con el nombre completo y exacto de la empresa. Cualquier modificación de este, o error al anotarlo, anula la validez de la factura.
Al momento de colocar el nombre de la empresa, se debe especificar el tipo de comercio del que se trata, como por ejemplo, sociedad anónima o sociedad con responsabilidad limitada. El nombre del emisor debe ser igual en todas las facturas que realice, sea que se usen medios electrónicos o físicos.
Datos del Cliente
Tan importantes como los datos del emisor, son los del receptor. El cliente debe proporcionar toda la información que permita plasmar con exactitud, y sin probabilidad de confusión, sus datos en la factura. En caso de que se trate de una empresa, debe proveer el nombre completo de esta, así como el número que corresponde a la misma, como el NIF o CIG.
De ser necesario, se puede pedir un carnet u otro documento que facilite el registro. Escribir de manera incorrecta los datos del cliente afectaría seriamente la factura.
Impuestos
Al hablar de impuestos rápidamente pensamos en el IVA. Y con razón, pues se trata de uno de los más comunes e importantes en el registro de una factura. Pero, también ha de cuidarse la inclusión de cualquier otro impuesto que así lo exija la ley, como la retención de IRFP.
La mayoría de los impuestos guarda relación directa con el monto a pagar, de allí que siempre se sugiere usar una calculadora, u otro medio parecido, para calcular el importe a cancelar en concepto de impuesto. Una vez haya la seguridad en cuanto a todas las cantidades, se pone por escrito en la factura.
Firma
Uno de los datos que da validez a una factura es la firma. Tal como si se tratara de una carta escrita, al final de esta ha de colocarse la firma de la persona responsable. Por lo general, la misma persona que redacto la factura es quien lo hace. También se puede exigir que el cliente coloque su firma, confirmando su recepción y aceptación.
¿Cómo se lleva la contabilidad de las facturas a Mano?
La manera de llevar la contabilidad no cambia si la forma de facturar es a mano o por medios electrónicos. Pero sí depende de la condición del negocio.
Si eres autónomo, debes registrar la información de la factura en el libro de ingresos. Libro exigido por las entidades tributarias. La información a recoger en ellas es principalmente informativa.
El proceso es un tanto más complicado para quienes tienen una empresa. Las reglas del Plan General Contable exigen la creación de un asiento en el libro correspondiente. Este registro incluirá los siguientes elementos:
- Monto base. Es la cantidad a pagar, sin incluir el impuesto.
- Impuestos. La cantidad correspondiente, sea de IVA, de retención IRFP o ambas.
- Monto final. Es la suma de la cantidad base más el monto de los impuestos.
El asiento quedaría de la siguiente manera:
Por el lado del Debe colocarías el monto total de la operación realizada. Por el lado del Haber van dos cuentas: El Ingreso y el IVA. Como es de esperar, las cantidades en ambos lados deben coincidir.
¿Cómo se Declara una Factura hecha a mano?
Una vez finalizada la realización de la factura, debe almacenarse junto con las demás para su declaración ante la Agencia Tributaria. Para ello, tienes a tu disposición una serie de formularios, los cuales se usan dependiendo las circunstancias. Esta declaración se hace, dentro de los 20 días siguientes, una vez finalizado cada trimestre.
- Si debes declarar IVA. Usa el formulario 303.
- Si entregas facturas con retenciones. Usa el formulario 130 o 131.
- Si recibes facturas con retenciones. Usa el 111.
La realización de una factura a mano, siguiendo las recomendaciones explicadas en este artículo, tiene el mismo valor legal que cualquier otra factura.