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Cómo saber si tu factura debe llevar IVA o si no es necesario

El pago de impuestos es uno de los puntos más importantes, y a veces complicado, tanto para quienes dirigen empresas, como para quienes deben realizar los registros de la contabilidad. Una de estas situaciones suele presentarse al determinar si la factura lleva IVA o no. La ley exige que solo algunas facturas lleven este impuesto.

¿Quiénes deben facturar con IVA? ¿Cómo deben hacerse las facturas que no llevan IVA? A continuación responderemos estas y otras preguntas relacionadas.

factura lleva IVA

¿Quiénes están Obligados a facturar con IVA?

El IVA es un impuesto que se paga debido a la prestación de un servicio, siempre y cuando aparezca reflejado en la lista de los productos o servicios gravables. Esto quiere decir que existen algunos que no deben reflejar el pago de IVA. Algunas empresas solo prestan servicios sin IVA, otras solo con IVA y un tercer grupo tiene una combinación de ambos.

Es por eso que, al momento de darse de alta en las entidades que registran las empresas, debes especificar cuáles serán las actividades que se realizarán dentro de la empresa. Si estas se encuentran gravadas, entonces estarás obligado a facturar con IVA.

Lo mismo ocurre en el caso de las personas naturales que presten servicios, o vendan productos, categorizados como gravables. Aunque en este caso, solo deben facturar cuando superen las cantidades de ingreso mínimas estipuladas, 3500 UVT.

Puede darse una situación particular con las empresas que prestan servicios gravables y no gravables. Si durante el periodo contable, un trimestre, no prestan servicios con IVA, no deben facturar con este impuesto. Únicamente facturas con IVA, si prestas algún servicio que lo incluya.

¿Cómo es proceso Par los que No Deben Facturar IVA?

Algunos cometen el error de pensar que como la operación comercial realizada no tenía IVA, entonces no hace falta facturar. Nada más lejos de la realidad. Toda operación comercial realizada por la empresa ha de tener una factura correspondiente. Esto se debe a que, aunque el pago de impuesto al valor agregado está exonerado, sigue habiendo otros impuestos obligatorios.

Tal es el caso de la retención para el IRPF, la cual siempre es de carácter obligatorio. Todo lo anterior da una idea del procedimiento que debes seguir, sea que vendas un producto o al prestar un servicio que no tenga IVA. Si es tu caso, esto es lo que debes hacer.

  • Facturar. Debes rellenarla con todos los datos exigidos en la ley. Además, debes incluir una nota explicando que se exonera el pago de IVA según el artículo 20 de la ley 37/1992.
  • Registro. En la contabilidad de la empresa debe asentarse la factura efectuada. Esto permite mantener el correlativo y la transparencia de los registros.

Lógicamente, si no hay facturas con IVA, entonces no se requiere la declaración de este impuesto. Ahora bien, sí debe presentar una declaración de otros impuestos ante las Agencias Tributarias. En este formulario, el área destinada para colocar el monto a pagar en concepto de IVA debe permanecer vacío.

¿Puedo Facturar sin estar Obligado a hacerlo?

Aunque emitir factura puede considerarse una obligación para quien tiene una empresa o negocio, la realidad es que las entidades tributarias hacen algunas excepciones. Esto quiere decir que algunas personas o comercios no tienen que facturar. Por ejemplo, aquellos que prestan un servicio que no incluye IVA, no superen las 3500 UVT en el trimestre. La UVT es la Unidad de Valor Tributario.

Factura sin estar Obligado

Ahora bien, ¿Qué pasa si deseas facturar aunque no estás obligado legalmente a hacerlo? No hay ninguna prohibición en que lo hagas. Esto por ejemplo es necesario para quienes efectúan ventas a crédito. Si es tu caso, vas a necesitar un documento con validez legal, que compruebe estas operaciones comerciales. Así podrás reclamar el pago de tu dinero.

Las leyes son claras en este punto, puedes facturar, pero tendrás que seguir las mismas normas del resto de los negocios. La factura debe tener todos los elementos básicos de un documento legal. Como los siguientes:

  • Identificación. El documento debe decir claramente que se trata de una factura de venta.
  • Datos del vendedor. Tus datos, o los de tu negocio, incluyendo el número de identificación.
  • Datos del comprador. Los datos principales de quien hace la compra, incluyendo el número de identificación.
  • Fecha. Sirve para establecer plazos. De allí la importancia de plasmarla bien.
  • Descripción. En este espacio debe colocarse los detalles de la operación comercial, sea que se trate de la venta de un producto o prestación de un servicio.
  • Datos de impresión. Algunas empresas se dedican a fabricar facturas, las cuales tienen ya demarcados los espacios a usar. Los datos de esa empresa deben aparecer también en el documento.

Además, debes solicitar ante la DIAN un permiso para emitir facturas. De igual manera se espera que todos los comercios que facturan, lo hagan de manera electrónica. Si se cumplen con estas normas, tu negocio podrá emitir estos documentos sin problemas y, además, con total validez legal.

¿Puedo ser Sancionado Por facturar sin Tener que Hacerlo?

La sanción por facturar sin tener que hacerlo es ilógica. No pueden castigarte si haces algo que no es tu obligación. Pero, la ley tributaria sí contiene algunas sanciones para tu caso particular. Por ejemplo, si emites facturas sin antes haber solicitado el permiso ante la DIAN, puedes ser multado.

Una vez inicies con la facturación, quedas obligado ante las entidades tributarias a seguir haciéndolo. También tendrás que adoptar las medidas que ellos consideren convenientes en lo relacionado con la facturación, como por ejemplo, realizar el proceso de manera electrónica y no manual. Si después de un plazo de 90 días no cumples con esto, tu negocio podría ser cerrado.

Hay otra situación en la que la sanción es aplicable. Tiene que ver con los requisitos de cada factura. Si se emiten facturas sin los datos básicos exigidos, la DIAN te puede sancionar. Por esa razón, si decides hacer estos documentos, debes tener muy claro cuáles son las normas que regulan la facturación comercial. Así evitarás momentos incómodos y hasta sanciones.

En este sentido, te recomendamos hacer uso de un asesor, quien puede orientarte de la mejor manera para que tengas todo cubierto. Una vez tengas todos los permisos necesarios, te hayas asegurado de que la factura cumple con los estándares exigidos, y sobre todo, estés al día con la información relacionada, podrás iniciar la facturación sin riesgo de sanción.